Признайтесь, как много вы успеваете сделать за день? Наверняка хотелось бы больше, но постоянно что-то мешает – страх перед длинным списком дел, любимый сериал, ленты соцсетей или мучительная прокрастинация. Если вам до сих пор кажется, что в сутках никогда не хватит времени на все задуманное, эта статья для вас. В ней мы рассказываем о том, что такое тайм-менеджмент и как с его помощью извлечь максимум пользы из рабочих часов.
Что такое тайм-менеджмент
Time management, или управление временем, – это особый подход к управлению своим временем, повышающий продуктивность человека и позволяющий выполнить больше задач за меньший срок. С его помощью можно научиться эффективно расходовать время, принимать быстрые и правильные решения, а также добиваться целей с меньшими усилиями. Звучит слишком хорошо, но никакой магии вне Хогвартса здесь нет. Всего лишь грамотное планирование, расстановка приоритетов и пара психологических трюков. Конечно, первоначально тайм-менеджмент придумали для нужд бизнеса, однако сейчас он способен приносить пользу и в остальных сферах жизни.
Зачем нужен тайм-менеджмент
Этот навык пригодится тем, кто стремится больше успевать в течение рабочего дня, пытается нащупать тот самый work-life balance или просто хочет освободить немного времени для хобби.
Независимо от вашей мотивации, эффективное использование времени подарит сразу несколько преимуществ:
- улучшение производительности. Способность видеть важные задачи и экономить время на второстепенных хорошо скажется на карьерных успехах;
- снижение стресса. Ничто так не портит настроение, как мысли о незаконченных делах. Освоив тайм-менеджмент, вы сможете забыть об этих переживаниях;
- контроль над рабочим процессом. Тщательное планирование и наблюдение за собой поможет понять, на что уходит время, а также научит избегать отвлекающих факторов как в работе, так и в личных делах;
- способность укладываться в сроки. Умение четко распределить ресурсы и вовремя закрыть задачу повысит ваш авторитет в глазах начальства, коллег или клиентов.
Иными словами, тайм-менеджмент – это то, что нужно любому человеку.
Ключевые принципы тайм-менеджмента
Подобная наука существует давно и техник для контроля над временем накопилось множество, однако каждая из них базируется на одних и тех же понятиях. Так, к основным принципам тайм-менеджмента можно отнести:
- расстановку приоритетов. Перед тем, как взяться за задачу, стоит определить ее важность, сложность и срочность;
- составление плана. Прежде чем выполнить задачу, нужно понять, когда ее следует сделать и сколько времени это займет;
- структурирование. Чтобы работа над задачей была успешной, следует предусмотреть критерии, по которым будет отслеживаться прогресс.
Популярные техники тайм-менеджмента
Теперь поговорим про наиболее известные методики управления временем. Мы постарались отобрать самые интересные варианты и заодно описать сценарии их использования.
Метод Pomodoro
Автор техники Франческо Чирилло разработал ее во время подготовки к экзаменам. Чувствуя себя подавленным из-за отсутствия прогресса, он решил посвятить обучению ровно 10 минут и понаблюдать за результатом. Время Чирилло засекал по кухонному таймеру в виде помидора, что и дало название технике.
Порядок действий во время использования техники
В чем суть. Хотя об этом методе написана 130-страничная книга, его главная особенность – простота. Для начала вам понадобится список дел и таймер. Выберите задачу из списка, засеките 25 минут и сосредоточьтесь на ее выполнении. Когда время закончится, зафиксируйте прогресс и устройте себе 5-минутный отдых. После 3-4 Pomodoro-сессий подряд стоит взять паузу в 25-30 минут. Маленькие задачи можно объединять в один подход, а большие – наоборот, разбивать на несколько сеансов. Помните, что помидор – неделимая единица времени. Пока идет таймер, нельзя отвлекаться на другие дела. Если перерывы все-таки случаются, нужно отследить причину и подумать о том, как ее обезвредить. Хитрость метода в том, что хотя 25 минут работы кажутся незначительным отрезком, сохранение концентрации в этот период позволяет многое успеть. Освоив азы, в дальнейшем технику можно модернизировать под себя, например, выделять более длинные отрезки времени на решение задач.
Когда пригодится. Pomodoro поможет, если вам предстоит большой объем работы, например подготовка к экзамену, написание книги и т. п. Техника также будет полезна тем, кто страдает от мелких отвлекающих факторов или составляет слишком амбициозные списки дел.
Метод «90 на 30»
Его создателем является Тони Шварц – бизнесмен, журналист и автор книги «То, как мы работаем – не работает». По его признанию техника «90 на 30» позволила ему закончить рукопись, потратив на нее вполовину меньше времени, чем на предыдущие три публикации.
В чем суть. Метод «90 на 30» использует тот же принцип, что и Pomodoro – чередование работы и отдыха. Но поскольку временные интервалы здесь шире, сначала нужно подготовиться: выключить уведомления, закрыть ненужные вкладки в браузере и т. п. Затем следует отмерить 90 минут, посвятив их интенсивной работе, а после отдохнуть в течение 30 минут. Этот принцип хорошо синхронизируется с естественными биоритмами человека, поэтому он так эффективен. Для наилучшего результата первую рабочую сессию стоит посвящать самой сложной задаче, а затем постепенно снижать нагрузку, переходя к простым делам. Если 90 минут кажутся слишком большим отрезком, можно попробовать другие варианты техники, например «52 на 17».
Когда пригодится. Техника подойдет тем, кто уже изучил свои пики активности и умеет придерживаться четкого распорядка дня. Она позволит преодолеть страх перед большой задачей и отказаться от прокрастинации.
Техника временных блоков
Для тех, кто любит помещать задачи в списки, есть две плохих новости. Во-первых, этот способ не учитывает временные затраты на каждое из дел, а во-вторых, в to-do-листах обычно нет конкретных указаний о том, когда приступать к выполнению пунктов. Нивелировать эти минусы призвана техника временных блоков или таймбоксинг.
В чем суть. В таймбоксинге вы оцениваете дела по сложности, а затем выделяете конкретный временной интервал для каждого из них в своем тайм-плане – это аналог распорядка дня. Метод похож на составление расписания, но разница в том, что четкие рамки есть только у задач, остальное время может быть свободным. Совет: постарайтесь здраво оценить свои силы и не вносите изменения в список в последнюю минуту. Также не рекомендуется перегружать расписание – оставьте себе время для перерывов на отдых. В конце таймбоксинга стоит проанализировать свои успехи, чтобы грамотнее распределить ресурсы к следующей сессии.
Список дел можно составлять в специальном приложении или обычном текстовом редакторе. Главное – четко указывать временные интервалы и придерживаться их.
Именно эту технику использует Илон Маск. Он делит свой день на 5-минутные отрезки и отводит их под конкретные задачи. Это помогает сохранять баланс между разными проектами и эффективно расходовать каждую минуту времени.
Когда пригодится. Попробуйте эту технику, если регулярно испытываете сложности с мотивацией и часто затягиваете выполнение задач. Таймбоксинг не только решит эту проблему, но и поможет внедрить в ваш распорядок полезные привычки, например спорт или поддержание чистоты на рабочем месте.
Метод «60-30-10»
Иногда планов на день так много, что успеть все практически нереально. Обычно в таких случаях советуют игнорировать лишнее и расставить приоритеты. Звучит красиво, но как это сделать? Поможет следующая техника.
Согласно методу «60-30-10» все задачи нужно распределить по трем секторам с учетом важности
В чем суть. Метод помогает структурировать планы и всегда находить время на главные пункты расписания. Он гласит, что 60% вашего дня должно быть отведено важным целям и планам. Это может быть рабочая презентация, написание статьи или книги, переговоры с клиентами и подрядчиками, а также бизнес-задачи. 30% времени должно уходить на срочные, но необязательно важные дела – ответы на звонки и электронные письма, оплату счетов, составление отчетов, сортировку файлов и рутинные встречи. И, наконец, 10% остается на вещи, которые не влияют на глобальный успех, но помогают лучше начать следующий день. Сюда можно включить составление планов или анализ успехов, помогающий настроиться на новые шаги.
Когда пригодится. Если вы чувствуете, что упускаете нечто важное за обыденными делами, эта техника для вас. Она позволит трезво взглянуть на рутину, автоматизировать простые действия и переключить внимание на то, что имеет ценность.
«Метод 4D», или «матрица Эйзенхауэра»
Еще одна техника приоритизации. В разных источниках ее названия различаются (как и авторство метода), но для нас главное, что этот подход действительно работает и позволяет экономить время, отказавшись от лишних задач.
Так выглядит знаменитая матрица Эйзенхауэра
В чем суть. Все входящие задачи следует оценить по двум критериям – важности и срочности. После чего каждое дело должно попасть в одну из четырех групп.
- Важные и срочные (делаем). Сюда входят вопросы или поручения, которые нельзя отложить или игнорировать, например сдача проекта, ответ на важное письмо и т. п. Ими стоит заняться в первую очередь.
- Важные, но несрочные (планируем). Это задачи без четкого срока, которые можно отложить, но нельзя упускать из виду – визит к врачу или в спортзал, заявка на стажировку или занятия в автошколе. Им нужно присвоить дату выполнения и занести в план.
- Неважные и срочные (делегируем). Это рутинные мероприятия, которые не требуют особых навыков – заполнить таблицу в Excel, отправить документы с курьером, приготовить ужин, разобрать одежду в шкафу и т. п. Такие задачи следует поручить коллегам или членам семьи, освободив в расписании место для более важных занятий.
Если под рукой есть контакты профессионалов, делегировать можно задачи любой сложности. Эксперты компании Sidorin Lab готовы взять на себя весь комплекс работ по управлению репутацией персоны или бренда. Мы помогаем бизнесу заявить о себе, противостоять информационным атакам и поддерживать позитивный имидж.
- Неважные и несрочные (удаляем). Это действия, которые отнимают время и не приносят пользы: скроллинг ленты в соцсетях, переписки в личных чатах, просмотр телевизора и подобные. Их стоит либо хорошо контролировать, чтобы не тратить время впустую, либо просто удалить из списка.
Разумеется, у метода есть недостатки. Например, не все задачи поддаются сортировке по таблице. Кроме того, при долгосрочном планировании этот способ придется сочетать с другими.
Когда пригодится. Если у вас случился завал, и вы не знаете, за что хвататься в первую очередь, используйте эту технику. Она позволит быстро разобраться с входящим потоком задач и не утратить рабочего настроя.
Канбан
Так называется схема родом из Японии, которая помогает визуализировать рабочий процесс. Ее впервые применили в автомобильном гиганте Toyota, а уже затем метод взяли на вооружение другие компании.
Принцип канбана используется во многих сервисах для организации рабочих задач. Один из самых известных – Trello
В чем суть. Стандартный канбан имеет вид таблицы из трех столбцов, обозначающих статус задач: «Нужно сделать», «Делается» и «Сделано». Все запланированные дела записываются в первый столбец, а затем перемещаются в оставшиеся два по мере прогресса. Это помогает быстро оценивать динамику и статус всех работ. При желании доску можно модернизировать, например, добавить еще один столбец для промежуточных итогов, расставить задачи по приоритетам, указать сроки и т. п. Главное – не увлекайтесь и не берите в работу больше трех задач одновременно, иначе есть риск снизить продуктивность.
Когда пригодится. Принято считать, что эту технику используют только офисные работники, однако она принесет пользу всем, кто страдает от излишне загруженного расписания. Если у вас каждый день накапливается много мелких дел, о которых легко забыть, канбан поможет правильно их рассортировать и ничего не упустить.
Автофокус
Эту систему разработал британский специалист по тайм-менеджменту Марк Форстер. Он был убежден, что наши личные приоритеты, которые мы используем для сортировки дел, бесполезны и даже вредны. В итоге Форстер разработал систему, призванную уравновесить мнимые срочные задачи с действительно важными.
В чем суть. Система включает несколько простых шагов.
- Возьмите лист бумаги и перечислите свои планы на день.
- Медленно просмотрите список и выберите задачу, которая выглядит привлекательней остальных.
- Работайте над выбранной задачей до тех пор, пока не угаснет настрой. Если в итоге она окажется завершенной, вычеркните ее из списка, если нет – перенесите в конец.
- Повторяйте процедуру до тех пор, пока задачи не закончатся или пока ни одна из них не будет вызывать отклика.
- Невыполненные пункты списка стоит проанализировать: возможно, они потеряли свою актуальность или к ним можно вернуться позднее.
По словам создателя этой системы, ее трудно описать, но она работает, позволяя сбалансировать сознательный и бессознательный подход к выполнению дел. Важно доверять технике, но не отказываться от здравого смысла: если появляется срочная задача, сделайте ее, а затем возвращайтесь к списку.
Когда пригодится. Если вы страдаете от недостатка мотивации и уже перепробовали много других техник тайм-менеджмента, эта система может стать глотком свежего воздуха. Но есть и ограничения. Например, автофокус не подойдет для ежедневных обязанностей или задач с жестким дедлайном.
Fresh or Fried
В буквальном переводе эта техника означает «свежий или жареный». Что? Да. Эти термины описывают состояние вашего мозга. В начале дня он ясен и свеж, а в конце настолько перегружен проблемами и новой информацией, что почти дымится. Фокус в том, чтобы учитывать оба этих явления при планировании дня.
В чем суть. Посмотрите на свой список дел и выберите самые сложные: изучение нового навыка, создание контента и т. д. Именно с них вам предстоит начать день, пока мозг еще достаточно отдохнувший. В ту же категорию стоит записать неприятные обязанности. С утра их выполнение дается легче. На вторую половину дня перебросьте оставшиеся задачи, расположив их от сложных к простым. Это может быть созвон, встреча с коллегами или разбор электронной почты. Самые приятные пункты оставьте на конец дня, чтобы ваш «поджаренный» мозг смог на них отдохнуть. Вечером составьте новый список, чтобы завтра повторить эксперимент. В финале даем небольшую подсказку по сортировке задач.
Свежий мозг:
- важная творческая работа, которая вам нравится;
- важная творческая работа, которая вам не нравится;
- срочные задачи, которые нельзя отложить.
Жареный мозг:
- важная работа, требующая средних умственных усилий;
- рутинные обязанности;
- задачи, которые требуют малой умственной энергии, а также неважные и несрочные.
Когда пригодится. Протестируйте эту методику, если вы ничего не успеваете и регулярно срываете дедлайны по важным проектам. С ней вы сможете быть уверенными, что выполнили хотя бы самые ответственные задачи.
Как повысить эффективность тайм-менеджмента
Как видите, недостатка в техниках нет, но выбрать подходящую систему мало, важно усовершенствовать свои привычки, чтобы тайм-менеджмент принес плоды. Вот несколько советов о том, как это сделать.
- Изучите свои привычки. Попробуйте записать, на что уходит ваше время в течение недели. Фиксируйте не только сами действия, но и количество потраченных часов. Это поможет получить полную картину происходящего и подсветить важные проблемы в планировании.
- Проанализируйте свою производительность. Разбейте свой день на 3–4 интервала и в течение недели оценивайте продуктивность в каждом из них. Это поможет нащупать индивидуальные пики производительности и спада.
- Узнайте, насколько реалистичны ваши ожидания. Запишите свои прогнозы по временным затратам для каждой задачи, а затем сравните с реальным положением дел. Это позволит понять, насколько точны ваши оценки.
- Научитесь избегать ошибки невозвратных затрат. Если чувствуете, что тратите слишком много времени на одно действие, сделайте шаг назад и критически оцените его важность.
- Используйте календари и приложения. Это могут быть обычные планировщики (Any.do, Todoist), канбаны (Trello, Kaiten) и целые сервисы для организации информации (Notion, OneNote).
- Ставьте встречи с самим собой. Такой нехитрый ход поможет гарантированно находить время для работы над важными проектами или саморазвития. Уже запланированную встречу будет сложнее отодвинуть другими делами.
- Планируйте худшее. Составляя свой распорядок, заранее представьте негативный сценарий и наметьте план действий на случай, если он сбудется. Это позволит минимизировать ущерб, если что-то пойдет не так.
- Блокируйте пожирателей времени. Выйдите из соцсетей, договоритесь с коллегами, чтобы они не отвлекали вас в разгар работы и настройте оповещения на смартфоне так, чтобы они не вредили вашей концентрации.
Надеемся, что наша статья смогла ответить на вопрос, для чего нужен тайм-менеджмент и как его использовать. Больше интересных материалов на тему маркетинга и репутации можно найти в нашем блоге. За ценными советами и помощью в работе с имиджем обращайтесь к нашим экспертам.